Accounting vandaag
Als boekhouder of accounting kantoor wil je meer zijn dan ’the black box’ die facturen, bonnetjes en btw aangiftes verzamelt. Het goede nieuws is dat je in de gedroomde positie zit om ondernemers en bedrijven te laten groeien door proactief advies over de echte betekenis aan te bieden van financiële cijfers, investeringen én als onafhankelijk klankbord.
Makkelijk gezegd, maar dat waarmaken is natuurlijk een ander paar mouwen. 3 zaken zijn nodig:
- echt inzicht in wie je klanten zijn ;
- toegang tot de juiste data op het juiste moment ;
- tijd maken om zinvolle analyses te doen en cijfers te vertalen naar inzichten.
En daar komt digitalisatie en een CRM op maat voor accounting kantoren om de hoek kijken.
De uitdagingen bij heel wat legacy tools.
Er zijn maar weinig boekhouding & accounting kantoren die nu al geen gebruik maken van één of meerdere tools. Maar meer en meer boekhoudkantoren worden eerder belemmerd dan geholpen door de veranderende verwachtingen van klanten.
Herkent u heel wat van de volgende elementen? Tijd om stappen te zetten om uw digitalisatie en tooling aan te passen aan uw kantoorbehoeften van vandaag en morgen:
- je medewerkers klagen veel over het gebruiksgemak van je bestaande applicatie of spreken vooral over ‘IT’ als iets dat hun moeite kost. (Ja, soms gebruiken ze de tools zelf weinig of niet).
- je merkt dat je heel wat tools begint te hebben die dezelfde data bijhouden en spendeert meer tijd aan het gesynchroniseerd houden van data dan aan het interpreteren van die data.
- je klanten hebben geen toegang tot tools die hun helpen omdat:
- ze niet mobiel beschikbaar zijn ;
- ze niet eenvoudig zijn (een visualisatie van financiële cijfers is iets anders dan een boekhoudkundige view) ;
- u ergens een aparte tool heeft draaien waar iemand manueel data in kopieert om klanten een dashboard te kunnen geven ;
- de klantenview beperkt blijft tot het ‘boekhoudkundige’. Er wordt weinig tot geen inzicht gegeven in de organisatie zelf.
Tijd voor digitale tools die uw kantoor laten groeien én blije klanten & medewerkers oplevert.
Ja, je mag meer verwachten van je digitale ondersteuning! Bijvoorbeeld:
- Out of the box best practices. Ja, jouw kantoor is uniek, maar veel van je processen zijn dat niet. En dat is helemaal ok. Zo run je immers een succesvolle business. Een goede tool kent dan ook jouw processen maar vertrekt van een best practice. En ja, zo zijn er wat als het gaat over klantenrelaties, communicatie, project management, worfklows,…
- Workflow automation. Je klanten rekenen op jou om alles tijdig in orde te brengen, te regelen,… en jij doet dat voor veel klanten. Het ideale terrein voor een goede CRM die de contactpunten van je medewerkers en klanten zoveel mogelijk automatiseert en op het juiste moment input vraagt die klantspecifiek is. Dat gaat trouwens heel wat verder dan de klassieke boekhouding topics, maar gaat evengoed over een goed contact houden met je klanten (een ‘persoonlijk’ mailtje op de ‘geboortedag’ van haar onderneming), een nieuwe service voorstellen aan je beste klanten, uitval in een proces vermijden door een proactief mailtje,… allemaal zonder dat je er naar om hoeft te kijken.
- Documentbeheer geïntegreerd met je workflow automation. Documenten zijn een belangrijk onderdeel van jouw business. Net daarom zitten deze niet enkel in een digitaal archief, maar zijn ze ook gekoppeld aan een workflow. Ze heb jij, je medewerkers én je klanten het juiste document op het juiste moment.
- Je wil proactief je klanten benaderen. Uiteraard, want je wil door jouw advies klanten laten groeien en niet enkel facturen inscannen. Wat als je:
- Klanten consistent kan laten onboarden: je bezorgt hun toegang tot een gepersonaliseerd portaal, met de juiste login’s, heet hun welkom, stelt je team voor, geeft hen op geregelde tijdstippen tips op maat?
- Al je herinneringen om een document te ondertekenen, een betaling te doen, een ontbrekend document te door te sturen automatisch verstuurd worden?
- Jij dus meer tijd hebt om in de cijfers te duiken?
- De werking van jouw kantoor en team ondersteund wordt doordat de workload van je team gepland wordt en er minder stressmomenten zijn.
- Je rentabiliteit stijgt
- doordat heel wat werk geautomatiseerd wordt.
- zo mogelijk nog belangrijker: je inzicht krijgt in wie je klanten nu echt zijn.
- Welke creëeren waarde voor jou en welke niet?
- Welke segmenten van klanten heb je nu en waar kan jouw specifieke expertise echt het verschil maken.
- Werkt samen met je bestaande tools, zeker email.
- Biedt uw klanten een portaal aan waarin al hun interacties samen zitten:
- indienen van documenten
- overzicht van hun financials
- elektronische handtekeningen
- communicatie met jou en je medewerkers
- direct betalen van facturen
- uiteraard is privacy en veiligheid de default setting.
- Belgische wetgeving, taal & valuta ondersteund.
- Een omgeving voor jou én je klanten die ook mobiel beschikbaar is.
En dan hebben we het enkel nog maar over je core-proces. Ook je interne (HR-) administratie (verlofdagen, uurregistratie, finance,…) kan je heel wat eenvoudiger maken.
plan van aanpak
Helemaal overtuigd? Maar hoe ga je van je huidige systeem en aanpak naar een nieuwe aanpak & tool?
- Beslis welke diensten je nu aan je klanten wil aanbieden. Welke waarde kan je toevoegen? Die services die je wil aanbieden moeten uiteraard gefaciliteerd worden in je nieuwe tool.
- Map de journey van je customer: de reis van je klant doorheen alle touchpoints (of die nu bij jou zitten of niet).
Hoewel het een boutade is gaat het hier vaak mis. Je software is een middel, geen doel. Dat doel is klantgerichter, efficiënter, inhoudelijker,… werken. Dat doel moet je dus gedefinieerd krijgen. De beste manier is om hier van de klantreis te vertrekken en niet van je eigen proces. Toegevoegde waarde creëer je immers door iets te bieden voor een klant dat relevant is voor haar. Uiteraard vertrek je van je verschillende customer personae.
Pro tip: doe deze in een workshop format met een vijftal mensen van je kantoor: maak een gezonde mix: meer klantgerichte profielen en ook mensen van je backoffice.
Nu je zicht hebt op hoe je krantenreis eruit ziet en waar je extra waarde kan toevoegen die verder gaat dan facturen inscannen gaan we over tot het maken van een blueprint. Dat is het uittekenen van jouw processen in jouw kantoor. Die vertrekt van je krantenreis, maar maakt nu duidelijk hoe je dat gaat waarmaken. Een template vind je hier!
- Met deze tweevuldigheid (waarde klant en hoe deze waarmaken) heb je een duidelijk (en toekomstgericht!) zicht op wat je software tool moet ondersteunen. Zo kan je een shortlist maken van de software die past bij jouw noden. (tip, gebruik ook de lijst van functionaliteiten hierboven).
- Doe een pressure cooker/test run. Ga nooit zomaar af op wat een tool zegt wat ze allemaal kan. Alles staat of valt met hoe en of je nieuwe tool ook effectief gebruikt zal worden. En hoe ‘natuurlijk’, vlot, makkelijk,… iets werkt kan je heel moeilijk in een formele requirement gieten. Vraag daarom aan een beperkte groep medewerkers om een week aan de slag te gaan met een testversie van de tools op je shortlist. Dat is nu even dubbel werk, maar bespaart heel wat tijd en geld achteraf. Deze stapt helpt ook om de volgende heel wat eenvoudiger te maken.
- Lijst al je data op die in je nieuwe systeem moet. Maak een onderscheid tussen:
- Wat moet niet in de nieuwe tool.
- Wat moet beschikbaar zij in de nieuwe tool, maar is data die blijft in een ander systeem (waar moet er met andere woorden een link gelegd worden).
- Wat moet overgezet worden naar het nieuwe systeem en daar leading zijn.
- Wat moet in de nieuwe tool wat nu nergens beschikbaar is (nieuwe data)
Pro tip: deze lijst vormt ook de basis van een gezond en GDPR proof data beheer.
- Plan je uitrol.
- Wanneer je data migratie gaat doen.
- Wanneer je mensen mee gaat trekken in je verhaal (medewerkers en klanten).
Nog zo eentje die al eens vergeten wordt. Een nieuwe tool (en een nieuwe en efficiëntere manier van werken) betekent wel een verandering voor al jouw medewerkers en klanten. En daar moeten we niet flauw over doen: elke verandering doet een beetje pijn in het begin. Pijn die je heel hard kan minderen door voldoende communicatie, training, op het juiste moment en naar de juiste mensen.
- Gaan en geniet.
- Repeat. Blijf niet stil staan. Je nieuwe tool zal niet alleen steeds nieuwe mogelijkheden hebben, maak er een gewoonte van om je customer journey en blueprint jaarlijks te evalueren en up te daten.
