Telewerken Cheat Sheet

Ok, telewerken to the rescue volgens onze overheden. Maar hoe begin je eraan als je daar als KMO nog niet op ingezet hebt? Een snelle ‘first aid’ om telewerk mogelijk te maken.

First things first. Deze blogpost is er voor bedrijven die snel aan de slag willen. Wie telewerken echt als een belangrijke strategische pijler van zijn HR of bedrijfs-processen ziet gaat hier best niet over één nacht ijs en zal specifieke noden hebben. Neem dan de tijd om die analyse te doen.

Maar dus, om telewerken mogelijk te maken heb je eigenlijk niet veel nodig. Zelf een paar van de tools hieronder samen met een laptop en een goede internetverbinding volstaan voor meer dan productief samenwerken op afstand.

Meetings

Ongetwijfeld de gemakkelijkste om op afstand te doen. Als je binnen je bedrijf al een Office365 of Gsuite hebt, dan zit zo’n oplossing meestal al in je oplossing. Voor office365 kan je via Teams (de opvolger van Skype) aan de slag met videoconference. Bij google start je gewoon een Google Meet.

Heb je deze niet, no problemo. Ga naar https://meet.jit.si/ en start onmiddellijk jouw web-meeting. Je kan gewoon een link bezorgen aan iedereen, geen speciale software nodig. Ook Whereby werkt goed.

Ja, ook brainstorms en creatieve meetings kunnen op afstand. Dat voelt soms contra-intuïtief aan, maar veel van de grootste tech bedrijven doen het geregeld. Aan de slag met een virtueel whiteboard? Niet zo moeilijk met Miro.

Pro tip: Het moment om direct je meetings meer gestructureerd en impactvol te maken? Dan heeft vooral met ingesteldheid en voorbereiding te maken, maar met een flexibele tool als coda.io kan je dat hele proces ook ondersteunen en fun maken. Bekijk even hoe de CEO van Zapier zijn management meeting opzet.

Ad hoc communicatie

De snelle vragen aan collega’s die dreigen mailboxen nog meer te overspoelen als iedereen op een andere locatie werkt. Office chat tools zoals Slack, Riot of Microsoft Teams helpen je om losse communicatie (ja, zelf de office jokes en animated gifs) te delen op een toch enigszins gestructureerde (en doorzoekbare!) manier.

Samenwerken & projectopvolging

Zonder twijfel de meeste winst om beter samen te werken in gedistribueerde teams haal je door een project-achtige manier van werken te ondersteunen door digitale tools: zo zit iedereen van nature op dezelfde lijn, wordt voorgang én impact gestimuleerd wordt en is communicatie veel meer taakgebonden. Asana & Monday zijn twee grote namen. Een vergelijking vind je hier!

Learning & sharing

Je kan niet snel even langs iemand lopen als je iets wil vragen. En waarschijnlijk is die persoon die altijd dezelfde vragen krijgt ook blij dat zij nu niet meer constant gestoord wordt nu iedereen vanop afstand werkt. Maar nu krijgt ze natuurlijk die vragen op mail. Hét moment op die kennis te delen door een video op te nemen met screencast. Je toont op je scherm wat je doet, vertelt er ondertussen bij hoe het moet en je collega’s hebben snel, direct en persoonlijk een ‘hoe moet dit’ video. En dat allemaal zonder gedoe met Loom.

Bestanden & ideeën sharen.

Daar heb je ongetwijfeld al een oplossing voor zoals Dropbox, Google Cloud of Microsoft Onedrive. Soms helpen tools die content meer samenbrengen. Zoals Dropbox Paper of Padlet.com.

Proces automatisatie

Er komt meestal heel wat ‘wederkerend’ werk kijken: verlof aanvragen, goedkeuringen geven,… Zo van die processen kan je snel automatiseren met tools als Process street.

Time tracking

Belangrijk om je tijd bij te houden op basis van projecten bijvoorbeeld. Toggl to the rescue.

Veiligheid

Digitale tools ok, maar zorg dat je medewerkers veilige paswoorden hebben en deze eenvoudig kunnen gebruiken. Een paswoord manager zoals Lastpass is geen overbodige luxe.

Uitsmijter: online verkopen.

Je kan natuurlijk ook je business model online brengen. Voor diegenen die snel aan de slag willen is er de volledige stap voor stap handleiding voor Shopify in België.

Aja, en er is nog altijd mail, maar misschien is dit net het moment om ongestructureerde communicatie net te minder 😉

Hulp nodig bij het opzetten van je digitale processen? 👇

Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
Share
Share on facebook
Share

Contacteer ons

Wacht niet om digitaal te innoveren.

Digitale tips & tricks?

Dat kan, schrijf je in op onze maandelijkse mailing Traag Digitaal.