Asana.com en Monday.com zijn 2 van de meest gebruikte team work management/project management tools. En met reden. Asana timmert al jaren gestaag aan de weg. Monday.com is the ‘newer kid on the block’. We zetten ze tegen elkaar.
We kijken naar de betalende versies om een oordeel te vellen.
functionaliteiten
Je zoekt natuurlijk een team work/project management tool om efficiënter, effectiever en met meer fun samen te werken. Dus functionaliteiten als due dates, team notifications, time frames, gantt views (of team views), task lists, GTD functionaliteit, forms, comments, voting en mobiele applicaties zijn key.
En daar blijkt waarom beide oplossingen zo populair zijn: al deze functionaliteiten zijn gewoon ‘check in the box’ (pun intended).
Monday.com heeft hiernaast een meer eigen structuur van blokken waardoor je meer zelf kan opzetten qua functionaliteit en je automatische regels meer mogelijkheden hebben. Dat gaat echter een beetje ten koste van het gebruiksgemak als het puur over team work / project managment gaat. Misschien daarom dat Monday.com zichzelf meer als WorkOS wil positioneren.
Winner: Gelijk spel
gebruiksgemak
Met functionaliteit maak je vandaag de dag (gelukkig maar) het verschil niet meer, maar elke digitale tool staat of valt met hoe mensen hem gebruiken. Hoe eenvoudiger de learning curve is en hoe gemakkelijker en leuker en tool is om te gebruiken, hoe meer jouw medewerkers hem zullen gebruiken en dus zal helpen om finaal efficiënter, effectiever en met meer fun samen te werken.
Een ander belangrijk criterium in deze categorie is het ‘forceren’ van best practices. Want hoewel een individuele gebruiker dat misschien fijn zou vinden om alles heel individueel aan te pakken, creëer je pas efficient team work als iedereen op een min of meer soortgelijke manier werkt. En daar zijn wel degelijk best practices voor. Een tool die users ‘nudged’ om een gemeenschappelijke manier van werken aan te kweken heeft dus meer impact.
Op beide criteria trekt Asana aan het langste eind. Net door een vaste project/task structuur op te leggen creëren je duidelijkheid, consistentie en rust in je teams.
(zie ook UX)
Winner: Asana
flexibiliteit
De keerzijde van de consistentie medaille is natuurlijk hoe flexibel je een tool kan aanpassen aan jouw individuele noden. Door de losse ‘excel/table’ opbouw van monday.com zijn de mogelijkheden hier schier oneindig. Automatische linken naar andere ‘tabellen’, meerdere types due dates (bijvoorbeeld voor een eerste versie van een content artikel, voor een controle en voor het online plaatsen), het kan allemaal.
Asana houdt hier veel strikter vast een project/taak opbouw (die wel zo goed als oneindig kan genest zijn). Iets wat Monday.com dan weer niet heeft.
Winner: Monday.com
integraties
Integraties of ingebakken links met andere tools die je gebruikt maken dat je efficient kan werken. Voor team planning gaat het dan vooral op integraties met je email (outlook, Gmail,…), file-sharing tools (Dropbox, OneDrive, GoogleDrive), time-tracking tools (Toggl, Harvest, Hubstaff, Everhour,…), form tools (Google Forms, Wufoo,…) email & inbound tools (Hubspot, Mailchimp,…) en interne communicatie tools (Slack, Microsoft Teams, Adobe creative cloud,…).
Hoewel Asana en Monday.com uiteraard hun eigen lijstje van connectoren hebben zal je zeker genoeg connectoren vinden. Als je al heel wat tools gebruikt kijk je natuurlijk best eens na welke oplossing het best aansluit bij jouw huidige ‘stack’.
Winner: Gelijk spel
UX
De user interface. Hoe ziet er iets uit (op verschillende devices), hoeveel clicks moet een gebruiker doen. De UX is een belangrijke driver voor je adoptie en eigenlijke gebruik, die vaak onderschat wordt.
Hier betaalt monday.com de prijs van zijn flexibele structuur. Eens je richting mobiele devices gaat moet je steeds horizontaal scroller, wat onnatuurlijk blijft.
Asana is er doorheen de jaren in geslaagd een heel rustgevende interface te behouden waar je steeds de focus hebt op waar je op dat moment mee bezig bent (nieuwe taken toevoegen, opvolgen,…).
Winner: Asana
cool factor 👨🎤
Asana punten voor hun zen approach die er niet enkel ‘cool’ uitziet, maar ook gewoon goed werkt.
Monday.com punten voor flexibiliteit en spontane dashboard look.
Winner: Tie
prijs & prijsstructuur
Asana krijgt een eervolle vermelding voor hun gratis versie die al heel wat basisfunctionaliteit heeft.
Monday.com kan je 2 weken gratis uitproberen, maar biedt geen gratis versie. Als je echter de betalende functionaliteiten meeneemt is monday.com gevoelig goedkoper (tussen de 30-50%).
Winner: Monday.com
overall winner 🥇
Geen verassing hier, de winnaar hangt af van jouw specifieke situatie.
Heeft je onderneming al een duidelijke project-cultuur en wil je vooral veel efficiënter samenwerken (zonder afleiding van allerhande toeters en bellen), dan is Asana voor jou de uitgelezen oplossing.
Ben je als onderneming nog wat minder gestructureerd en wil je een tool die je eerder aan ieders ‘systeem’ van project & task management wil kunnen aanpassen, dan is monday.com de goto oplossing. Hou er rekening mee dat je intern wel meer ‘opvolgings’ en ‘customizing’ werk moet voorzien, zeker in het begin.
Wat is jouw favoriete project management / team tool?
