Als je er even begint over na te denken is de lijst aan grote en vooral kleine processen in elke organisatie schier oneindig. En veel ervan zijn in het beste geval ondersteunende processen, die niet direct waarde genereren voor de klant:
- Ingeven van bonnetjes voor onkostennota’s
- Bijhouden vakantiedagen, verlofaanvragen en goedkeuringen
- Tenderdossiers, RFP’s, RFQ’s,… samenstellen.
- Allerhande goedkeuringsflows op papier (budgetten, persberichten,…).
- Afspreken wie deze week de bedrijfsfrigo bijvult of wie welke drankjes heeft genomen.
- Opvolgen leveranciers of betalingen.
- …
Al deze zaken digitaliseren met bijvoorbeeld workflow tools levert al snel gigantische tijdswinsten op. En die kan je ongetwijfeld veel nuttiger inzetten!
Workflowautomatisatie
Typisch traject
Business Case
Waarom wil je de processen digitaliseren? Wat wil je er uit halen. Wie zijn de huidige gebruikers en wat zijn kosten en opbrengsten?
Needs mapping
- Welke processtappen zijn er
- Welke gebruikers zijn er en wie moet welke actie ondernemen.
- Welke acties kunnen volledig geautomatiseerd worden?
- Wat zijn de use case?
- Welke rapportering moet er zijn?
Selectie van tool
Testen van een short list van tools om te kijken welke het beste aansluit bij de requirements en het beste aanvoelt.
Setup
Opzetten van de workflows.
Adoptie & gebruik
In gebruik nemen van een tool is zoveel meer dan op de knop drukken. Het begint al van in fase 1 met toekomstige gebruikers betrekken en nu begint het echte werk met trainen en aanpassen op basis van de eerste feedbacks.
